AVG protocol van Vve Zeeland Village
1. Dossier
In dit dossier is vastgelegd hoe de VVE Park Zeeland Village omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens, met welke instanties de gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld.
Ook is de privacyverklaring van de VVE in dit dossier opgenomen, en staat beschreven hoe de privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de VVE van doen hebben.
De VVE hanteert het (de) volgende syste(e)men voor de vastlegging van persoonsgegevens:
A. Spreadsheet administratie van leden van de VVE c.q. eigenaren van woningen op het Park Zeeland Village met persoonsgegevens:
- Datum ingang lidmaatschap en datum einde lidmaatschap
- Naam en voorletters
- Adres, woonplaats en postcode van het woonadres
- Adres, plaats en postcode van de woning(en) op het Park
- Emailadres en telefoon of mobielnummer
- Betaaldatum van de contributie
- Nationaliteit. (In verband met de versie van de nieuwsbrief)
- Wel of niet lid van de vereniging.
Ook de gegevens van eigenaren die geen lid zijn hebben wij nodig om hen te kunnen benaderen met informatie/berichtgeving die ook voor niet leden essentieel zijn bijv over wijzigingen bestemmingsplannen e.d.
De aanmelding voor het lidmaatschap impliceert de toestemming deze
persoonsgegevens vast te leggen.
B. Beheer wordt verzorgd door de bestuurder “Automatisering en emailverkeer “ en/of door de penningmeester op een PC bij hen. Bestuurder A & E maakt maandelijks een back-up door opslag in de “cloud”.
C. Verwerking
Aanmeldingen en afmeldingen worden door de bestuurder A & E in het spreadsheet verwerkt. De gegevens worden bewaard gedurende een periode van 1jaar na afmelding.
Vragen om informatie en/of van andere aard worden door de bestuurder A&E aan het meest betrokken bestuurslid verstrekt ter behandeling.
Alle bestuursleden hebben inzage in het emailverkeer en de spreadsheets.
De gegevens worden gebruikt voor :
- nieuwsbrieven aan de leden c.q. alle eigenaren
- convocaties voor de ALV
- het doen van aanbiedingen aan de leden
- het geven van informatie/reacties op vragen van leden of derden.
D. De privacyverklaring van de VVE wordt op de website geplaatst op het voor iedereen toegankelijke deel. Het volledige dossier op het alleen voor de leden toegankelijke deel na een log-in.
2. Privacyverklaring
VVE Park Zeeland Village legt gegevens vast zoals naam, adres, woonplaats, emailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het lidmaatschap. Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan partijen die diensten voor onze VVE uitvoeren, zoals bijv. banken voor de verwerking van overmakingen of incassomachtigingen, en alleen die gegevens die voor de betreffende verwerking noodzakelijk zijn. Alle aan ons toevertrouwde informatie wordt door ons vertrouwelijk behandeld.
Uw emailadres wordt uitsluitend gebruikt om informatie te sturen die onze VVE betreffen zoals nieuwsbrieven , contributiefacturen, convocaties voor de Algemene Ledenvergadering e.d..
Uw gegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
U kunt zich te allen tijde afmelden als lid conform de statuten van de VVE.
Ook adreswijzigingen en andere wijzigingen kunt u doorgeven aan ons secretariaat.
De VVE zorgt voor een goede en passende beveiliging (zowel technisch als fysiek) van de aan haar toevertrouwde persoonsbestanden.
3. Beleid rondom continuïteit
De spreadsheet ledenadministratie/eigenarenadministratie wordt lokaal beheerd op een PC bij bestuurder A&E. en evt. bij de penningmeester.
Bestuurder A&E maakt iedere maand een back-up van de systemen in de cloud.
4. SSL-certificaat
De website van de VVE is voorzien van een SSL-certificaat. De website wordt beheerd door de bestuurder “website”.
5. Toezichthouder
Het Bestuur van de VVE heeft de privacytaak (toezichthouder AVG) belegd bij de bestuurder A&E.